1.1      客户简介

中国XX保险集团公司（以下简称“XX保险”）是当今中国保险业历史最为悠久的民族品牌，1929年创立于上海，至上世纪四十年代，已成为华商保险界之翘楚。1956年XX保险与中国保险等其他民族保险企业一起成为原中国人民保险公司的附属公司，根据国家统一部署，专营境外业务。1999年，原中国人民保险（集团）公司将境外业务及相关资产和负债剥离，并组建中国保险股份有限公司，成为其所有境外营业性机构的最终控股公司。中国保险股份有限公司与香港中国保险（集团）有限公司实行"两块牌子、一套班子"的管理模式。2001年，以XX品牌在境内复业。2002年8月，中国保险股份有限公司更名为中国保险(控股)有限公司。2009年5月更名为中国XX保险集团公司。

1.2      需求描述

XX保险自成立至今，已经积累了大量的档案资料。然而，随着集团保险业务的增加以及业务的发展，对于档案的保管和利用等各方面的问题逐步显现，造成各方面的种种问题，具体需求如下：

ü  集团所属各机构档案信息化现状参差不齐，且未形成统一、规范和可扩展强的档案管理平台；

ü  全集团档案管理没有实现集约化管理，无法实现上下级业务工作监督检查业务规范化管理，无法实现业务规范层层落实、规范和个性化的统一；

ü  现有的OA系统中留存大量急待归档数据，无法通过统一、有效手段进行数据归档和汇总；

ü  各机构间档案数据无法及时收集，有效管理，更无法实现共享利用，深层次、更高级、更有价值的数据未能从信息中挖掘出来，不能给各级领导提供准确、安全、快捷的信息；

ü  在发生法务纠纷时，由于对实体档案缺乏有效管理手段，造成法务纠纷中的证据风险。

基于对以上需求的分析和理解，由东软协助XX保险进行档案信息化建设，建设重点在于统一建设，实现集团化的档案管理系统统一，实现档案数据的集中和统一，将集团—总公司—分公司—中支公司等的档案数据集中存储和管理，为各级领导的决策提供数据依据。

1.3      建设内容

1.3.1   应用系统建设

应用系统的建设基于东软SEAS7.5系统通过集群搭建打造满足XX保险发展需求的档案管理系统，具体功能结构如下：

通过以上的功能架构，结合XX保险档案管理业务现状，打造出专属XX保险特有的档案管理系统。该系统采用灵活的组件式开发、基于B/S架构的应用、支持各种复杂的安全策略，能够面对全集团各种人员对档案管理系统的综合应用。

1.3.2   二次开发

档案合并：在档案系统中，需要对OA接口归档的请示、批复档案数据进行手动合并。

档案监销：在电子档案销毁流程结束后，由监销人员根据实物档案销毁情况，在档案系统中进行电子档案监销（电子销毁确认）。

登陆界面：由于OA系统导入到档案系统的用户账号重复，需要区分用户账号，使其不重复。

1.3.3   部署方式

集团化档案管理系统的部署是本次XX保险建设的重点。在本项目中，我们将在访问量、数据量、现有网络、管理模式、实际应用等多方面考虑，提供系统部署解决方案。本项目中集中式建设范围为集团公司、XX人寿、XX财险、XX养老、XX资产、XX香港、XX再保险顾问、共享中心、稽核中心共9家。

1.3.4   应用系统集成

本项目涉及应用系统集成方面主要有如下这些内容：

OA归档接口：实现XX保险OA办公系统中的结果性文件，如发文、收文、签报、会议纪要、部门通知、请求、批复、流程审核文件通过接口程序归档至档案管理系统中。

归档流程接口：实现各分公司每年收集整理的文书、声像、实物等归档文件目录，按照基于工作流的归档流程进行数据归档。

实物借阅流程接口：各分公司档案利用人员根据不同业务的需求，需要借阅实体档案时，按照基于工作流的实物借阅流程进行实物借阅。

电子档案流程接口：各分公司档案利用人员根据不同业务的需求，需要在线浏览、下载、打印电子档案时，按照基于工作流的电子档案控制流程进行申请。

鉴定销毁流程接口：定期对超过保管期限的档案进行重新鉴定，可针对需要延长保管期限的档案进行期限升级，对于需要销毁的档案，按照基于工作流的鉴定销毁流程进行申请，并对档案进行销毁。

OA组织用户信息接口：基于OA系统中的组织用户实现同步，保证档案管理系统与OA系统中的用户保持一致。

1.4      实现效果

通过在SEAS7.5系统基础上通过集群搭建打造了一套满足XX保险发展需求的档案管理信息系统，实现了集团及所属机构档案资料收集整理自动化、资源管理数字化、信息利用的网络化、业务管理工作信息化。同时建立起集团档案业务的规范化管理体系，并通过对历史资源的转换、迁移、规范化和数字化加工实现档案资源的全面数字化，构建档案信息化标准体系，使集团档案管理总体达到国内先进水平。具体来说，包括：

1、  档案资料收集整理自动化：利用信息技术，为档案的收集整理工作提供便利。

2、  资源管理数字化：将所有的档案进行数字化、影像化处理，形成数字档案，为信息化管理和利用提供数据基础。

3、  信息利用网络化：通过专线网络，利用档案管理系统在集团内实现档案数字资源的网络化利用。

4、  业务管理工作信息化：档案管理系统的功能能够适应全集团各级公司的档案业务需求，使档案管理人员可以通过档案管理系统，来完成档案管理工作。

5、  档案业务规范化：完善现有档案管理标准，能够适合长期业务发展的新档案业务标准。