2017-11-17 渠道技术支持 东软SPD渠道前沿

明确目标

随着档案事业的不断发展，研究院越来越清醒地认识到：在推进国家网络强国建设和大数据战略背景下，建设数字档案室是数字时代或者说大数据时代档案室的发展方向，是对传统档案室的升级改造。

为了充分挖掘档案潜在的使用价值，研究院对所有业务档案进行了突击清理整顿，统一划分门类，将档案类别主要分为管理类（文书）档案、科技类档案、特殊载体类档案（电子类）、实物档案（证书、奖杯、锦旗、牌匾等）、会计档案、职工档案、中间文件等，加强通联，增强信息资源的共享意识，互通信息。

研究院现有的档案管理系统存在以下问题：系统老化，缺乏维护，运行缓慢；档案检索速度慢，不能跨库全文检索，授权不方便，利用率不高；手工归档和电子归档脱节，归档手续复杂、归档率低、归档工作质量不高，不能满足研究院档案管理工作的实际需求，达不到档案行业信息化建设的普遍水准和要求。

建设过程

研究院成立了专门的数字化整理团队，对现有的纸质档案分门别类进行数字化扫描，同时，整理相对应的EXCEL表格管理档案条目，将整理后的EXCEL表格导入到档案管理系统中，再通过档案管理系统中批量挂接的方式将对应的电子文件挂接到档案管理系统中，完成纸质档案的数字化工作。

研究院还建立了专门的纸质档案管理库房，对纸质档案、实物档案等进行装盒上架管理，档案库房配置视频监控、温度计等设备，提高了档案部门之间的协作能力，助推了各类档案的利用。

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谋划“互联网+档案”新格局

走向依法管理、走向开放、走向现代化，借助互联网大平台，正是档案工作实现“三个走向”的必然趋势和行之有效的捷径。在这样的大背景下，各级档案室拥有部分与民生紧密相关、受各方关注的档案信息资源大数据，更具有捷足先登互联网快车的条件。

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完善档案管理制度，建立高效工作

从强化和完善档案工作体制、机制入手，将档案工作纳入全院基础工作目标管理范围，建立科学的档案管理机制运行评估体系，对机制运行的各个环节进行及时检查、监督，评估其效果，评判其优劣，找出不足或错误，再结合实际情况进行完善、修正。实行二级管理制度，研究院档案室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门档案员负责本部门档案的使用管理。把档案管理工作列入日常工作内容，提升档案员的“造血功能”，更好地完成档案归档工作，确保各项业务工作不漏档、不失档，确保档案业务建设与工作需求相适应，使各部门充分认识到档案工作的重要性。

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配优配强人员队伍

高素质的人才队伍是推动一个企业、一项事业发展的根本保证。研究院成立独立的档案室，通过层层筛选，最终由2名专业的档案管理员共同负责档案管理工作，各司其职，分管不同类别的档案。由专业档案管理员对各部门及7家研究所的共50多位兼职档案工作人员定期开设培训课堂。

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涉密档案安全建设

依据研究院《计算机和信息系统保密管理程序》的保密管理要求，系统设计方案应用和实现要符合应用系统“三员分立”（三员分立又叫三权分立，主要包括系统管理员、安全保密管理员、安全审计员3个角色）要求。

用户密级：档案管理系统人员主体信息必须包含密级信息，系统管理员在录入用户信息时必须录入用户的密级信息。密级信息主要体现在数据的浏览功能上，当用户在浏览数据的时候，只能浏览与自己密级相等或者小于自己密级的数据。

目录密级：目录级别的密级信息要求档案员在录入目录数据时进行选择设定，不同密级的档案条目对应不同的用户，档案利用人员只能浏览相应权限或者相应密级的数据。通过在档案条目中增加一项著录项（如“密级”）设定目录密级，进行限定与约定识别。

三员分立：“三员”是涉密档案管理系统的系统角色，这三个角色所对应的权限既相互独立又相互制约。系统管理员主要进行系统基本功能的配置以及审计普通用户的日志；安全保密管理员主要负责系统的权限管理；安全审计员主要负责监督这3个系统角色的日志。

安全审计：安全审计主要是对档案管理系统内各浏览记录日志，操作记录日志进行安全审查及保存。安全审计主要包括审计内容查阅、日志记录存储。

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推动智慧档案室建设

在“互联网+”和“双创”并行时代，研究院档案部门乘势推动智慧档案室建设，这也是档案事业创新发展和服务升级的必经之路。项目引用RFID技术建设智能化管理库房，通过对档案实体出入库扫码管理，降低人力成本；使用在线的档案利用管理系统，通过完备的数据分析，明确各类档案的利用率，并以此制定、优化档案数字化的顺序；根据关键词的检索频率调整档案资源的征集方向和建设力度。

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拓展档案信息资源共享渠道

档案利用是档案工作的最终目的和关键环节。目前，研究院档案管理系统已经向全院开放，根据档案的不同密级分别向不同层级的档案利用人员开放，没有直接查看权限的档案利用人员如需在线查看档案，可在档案管理系统中进行借阅申请，如需查看纸质档案，可在档案管理系统中进行实体档案借阅申请，审批通过后，可前往档案室进行纸质档案的借阅。将档案管理系统链接至门户系统，进一步优化查找方式，实现最大限度的资源共享，为全院工作提供翔实的基础资料和相关依据，进一步规范日常工作程序，为各项工作提供及时便捷的查询服务。

参考自

《中国档案》2017年5月刊 《中国船舶工业系统工程研究院数字档案室建设实践》